Trường Hợp Thông Tin Trên Giấy Tờ Không Khớp Thì Xử Lý Thế Nào?

Trong thực tế, tình trạng thông tin trên giấy tờ không khớp xảy ra khá phổ biến, đặc biệt khi làm hồ sơ du học, vay ngân hàng, mua bán bất động sản hoặc hợp pháp hóa lãnh sự. Chỉ cần sai một chữ cái trong họ tên, sai ngày sinh hoặc quê quán giữa các giấy tờ cũng có thể khiến toàn bộ hồ sơ bị đình trệ.

Vậy khi thông tin trên giấy tờ không khớp, cần ưu tiên xử lý giấy tờ nào trước? Thủ tục cải chính hộ tịch và đính chính giấy tờ được thực hiện ra sao? Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết theo quy định pháp luật hiện hành.

1. Nỗi lo khi thông tin trên giấy tờ không khớp nhau

Nhiều người chỉ phát hiện thông tin trên giấy tờ không khớp khi:

• Làm hồ sơ xin visa, du học
• Mở tài khoản ngân hàng
• Công chứng hợp đồng mua bán nhà đất
• Làm thủ tục thừa kế

Các trường hợp thường gặp gồm:

• Họ tên trên Căn cước công dân khác Giấy khai sinh
• Ngày sinh trên bằng cấp không trùng với hộ khẩu
• Quê quán ghi khác nhau giữa các giấy tờ

Khi xảy ra tình trạng thông tin trên giấy tờ không khớp, hồ sơ có thể bị trả lại hoặc yêu cầu bổ sung xác minh, gây mất thời gian và phát sinh chi phí.

2. Giấy tờ nào là “gốc” khi có sự sai lệch thông tin?

Theo quy định tại:

• Luật Hộ tịch 2014
• Nghị định 123/2015/NĐ-CP

Giấy khai sinh là giấy tờ gốc của cá nhân.

Điều này có nghĩa:

• Mọi giấy tờ khác như CCCD, hộ chiếu, bằng cấp…
• Các thông tin về họ tên, ngày sinh, giới tính, quê quán

Đều phải thống nhất với Giấy khai sinh.

3. Trường hợp xử lý cụ thể

Trường hợp 1: CCCD, hộ chiếu hoặc bằng cấp sai so với Giấy khai sinh

Trường hợp 2: Giấy khai sinh sai thông tin

4. Quy trình 3 bước xử lý khi thông tin trên giấy tờ không khớp

Bước 1: Rà soát và chuẩn bị hồ sơ

• Tờ khai yêu cầu thay đổi, cải chính hộ tịch
• Bản chính Giấy khai sinh
• Các giấy tờ chứng minh sai sót (học bạ, hồ sơ y tế, giấy tờ cha mẹ…)

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền

• Người dưới 14 tuổi: Nộp tại UBND cấp xã
• Người từ đủ 14 tuổi trở lên: Nộp tại UBND cấp huyện

Bước 3: Nhận kết quả và cập nhật dữ liệu dân cư

• Công chức tư pháp – hộ tịch sẽ ghi nội dung thay đổi vào Sổ hộ tịch
• Cập nhật thông tin trên Hệ thống dữ liệu hộ tịch điện tử

5. Ảnh hưởng của việc sai lệch thông tin đến thủ tục quốc tế

• Tên trên bằng đại học khác hộ chiếu → bị từ chối chứng nhận lãnh sự
• Ngày sinh không đồng nhất → không thể dịch thuật công chứng
• Sai lệch quê quán → hồ sơ xin visa bị nghi ngờ tính xác thực

• Dịch thuật công chứng
• Hợp pháp hóa lãnh sự
• Xin visa định cư

6. Dịch vụ hỗ trợ cải chính hộ tịch và đính chính giấy tờ

• Tư vấn xác định nguyên nhân khi thông tin trên giấy tờ không khớp
• Hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ cải chính hộ tịch
• Hỗ trợ đính chính giấy tờ cá nhân
• Dịch thuật công chứng sau khi điều chỉnh
• Hợp pháp hóa lãnh sự trọn gói

• Hồ sơ bị trả lại nhiều lần
• Mất thời gian đi lại
• Ảnh hưởng đến kế hoạch du học, định cư hoặc giao dịch tài sản

Kết luận

1. Giấy khai sinh là giấy tờ gốc
2. Thực hiện cải chính hộ tịch nếu sai từ gốc
3. Sau đó tiến hành đính chính giấy tờ liên quan