Hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Thủ tục thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự 2024

Hợp pháp hoá lãnh sự đóng vai trò vô cùng quan trọng trong tiến trình mở cửa hội nhập quốc tế, hiện nay sự giao lưu kết nối giữa người với người ở các quốc gia ngày càng diễn ra phổ biến ở các lĩnh vực, trong đó có việc người Việt Nam đi du học nước ngoài, hôn nhân với người nước ngoài, lao động ở nước ngoài…

Nhưng bạn có biết rằng trong quá trình sinh sống, học tập và làm việc như vậy sẽ phát sinh ra nhiều vấn đề về giấy tờ từ Việt Nam mang ra nước ngoài để sử dụng và từ nước ngoài mang về Việt Nam để sử dụng. Các loại giấy tờ này có đương nhiên được công nhận hay phải trải qua thêm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự?

Vậy hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Tại sao phải hợp pháp hóa lãnh sự? Trình tự thủ tục thực hiện như thế nào? Hãy cùng với Dịch thuật – Visa Khánh An giải đáp bên dưới nhé!

🔸Mục lục

Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?
Tại sao phải hợp pháp hóa lãnh sự?
Thủ tục thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự?

Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Theo quy định tại khoản 2 Điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, “Hợp pháp hóa lãnh sự” được giải thích là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.

Ví dụ:

Bạn muốn sử dụng bằng cấp đại học do trường đại học nước ngoài cấp tại Việt Nam, bạn cần phải hợp pháp hóa lãnh sự bằng cấp đó.
Doanh nghiệp của bạn muốn ký hợp đồng với đối tác nước ngoài, bạn cần phải hợp pháp hóa lãnh sự hợp đồng đó.

Tại sao phải hợp pháp hóa lãnh sự?

Hợp pháp hóa lãnh sự là thủ tục bắt buộc để đảm bảo tính xác thực và pháp lý của giấy tờ, tài liệu do nước ngoài cấp khi sử dụng tại Việt Nam.

Việc hợp pháp hóa lãnh sự mang lại những lợi ích sau:

Đảm bảo tính xác thực và pháp lý của giấy tờ, tài liệu: Khi được hợp pháp hóa lãnh sự, giấy tờ, tài liệu do nước ngoài cấp sẽ được cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam xác nhận về tính xác thực và pháp lý, từ đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.
Bảo vệ quyền lợi của các cá nhân, tổ chức: Việc hợp pháp hóa lãnh sự giúp bảo vệ quyền lợi của các cá nhân, tổ chức khi tham gia giao dịch quốc tế, tránh được nguy cơ tranh chấp, lừa đảo.
Thúc đẩy giao thương quốc tế: Việc hợp pháp hóa lãnh sự góp phần tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao thương quốc tế, thúc đẩy hợp tác kinh tế giữa Việt Nam và các nước khác trên thế giới.

Thủ tục thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự?

Người thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự có thể lựa chọn thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

Bước 1: Nộp hồ sơ

Người cần thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự nộp hồ sơ tại Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

– Theo Điều 14 Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Điều 9 Thông tư 01/2012/TT-BNG, hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao gồm:

+ 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định;

+ Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;

+ 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;

+ Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận;

+ 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;

+ 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu nêu tại điểm d và điểm đ Điều 14 Nghị định 111/2011/NĐ-CP để lưu tại Bộ Ngoại giao.

+ Trường hợp hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được gửi qua đường bưu điện theo quy định tại khoản 2 Điều 6 Nghị định 111/2011/NĐ-CP thì phải kèm theo phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận.

– Theo Điều 15 Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Điều 9 Thông tư 01/2012/TT-BNG, hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan đại diện gồm:

+ 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định;

+ Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;

+ 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;

+ Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được chứng nhận bởi Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước ngoài nơi có Cơ quan đại diện Việt Nam hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam kiêm nhiệm;

+ 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt, tiếng Anh hoặc tiếng nước ngoài mà cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể hiểu được, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;

+ 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu nêu tại điểm d và điểm đ Điều 15 Nghị định 111/2011/NĐ-CP để lưu tại Cơ quan đại diện.

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ

– Cán bộ tiếp nhận hồ sơ yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu để lưu tại Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

– Đối chiếu con dấu, chữ ký và chức danh trong chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài trên giấy tờ, tài liệu với mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh đã được nước đó chính thức thông báo cho Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

– Trường hợp mẫu chữ ký, mẫu con dấu và chức danh của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài chưa được chính thức thông báo hoặc cần kiểm tra tính xác thực, Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài đề nghị cơ quan này xác minh.

Bước 3: Nhận kết quả

Đương sự có thể nhận trực tiếp tại trụ sở cơ quan theo giấy biên nhận hồ sơ hoặc hồ sơ được gửi trả qua đường bưu điện cho đương sự.

Thời hạn giải quyết:

01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ;
Không quá 05 ngày làm việc nếu hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên;
Có thể lâu hơn nếu cần kiểm tra tính xác thực của con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu cần hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự.

Lưu ý:

Hồ sơ nộp không đầy đủ, không hợp lệ sẽ được trả lại.
Đương sự có thể theo dõi tiến độ giải quyết hồ sơ trên Cổng thông tin điện tử về công tác lãnh sự – Bộ Ngoại giao hoặc liên hệ trực tiếp với cơ quan tiếp nhận hồ sơ.

Trên đây là một số vấn đề giải đáp cơ bản liên quan đến hợp pháp hóa/ chứng nhận lãnh sự, nếu bạn có thắc mắc thêm về những loại giấy tờ nào không được hoặc được miễn hợp pháp hóa lãnh sự, hoặc làm các thủ tục nêu trên thì hãy liên hệ ngay cho Dịch thuật – Visa Khánh An để được tư vấn miễn phí nhé!