Dịch thuật công chứng là gì? Quy trình và những điều cần biết

Trong bối cảnh toàn cầu hóa, nhu cầu sử dụng các loại giấy tờ, hồ sơ ở nước ngoài ngày càng tăng. Từ hồ sơ xin visa, du học, kết hôn, cho đến giấy phép lao động hay hợp đồng thương mại, tất cả đều cần có bản dịch chính xác và hợp pháp. Đây chính là lúc dịch thuật công chứng trở thành bước không thể thiếu. Vậy dịch thuật công chứng là gì, quy trình thực hiện ra sao và cần lưu ý những gì? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Dịch thuật công chứng là gì?

Dịch thuật công chứng là quá trình dịch tài liệu từ một ngôn ngữ sang ngôn ngữ khác, sau đó bản dịch này sẽ được công chứng tại phòng công chứng nhà nước hoặc văn phòng công chứng tư nhân. Mục đích là để chứng thực rằng:

• Bản dịch đúng với nội dung bản gốc.

• Người dịch là người có đủ năng lực, trình độ ngoại ngữ.

• Bản dịch được pháp luật công nhận và có giá trị sử dụng tại Việt Nam cũng như ở nước ngoài (tùy mục đích).

Ví dụ: Bạn chuẩn bị hồ sơ du học sang Nhật Bản. Hồ sơ gồm giấy khai sinh, học bạ, bằng cấp… Tất cả cần được dịch từ tiếng Việt sang tiếng Nhật và có công chứng để phía trường học hoặc cơ quan Nhật Bản chấp nhận.

2. Tại sao cần dịch thuật công chứng?

Dịch thuật công chứng có vai trò quan trọng trong nhiều lĩnh vực:

• Đảm bảo tính pháp lý: Bản dịch công chứng được pháp luật công nhận, có giá trị pháp lý như bản gốc.

• Được cơ quan nước ngoài chấp nhận: Đại sứ quán, lãnh sự quán, trường học, công ty nước ngoài… thường chỉ tiếp nhận hồ sơ đã được dịch và công chứng.

• Hạn chế rủi ro: Giúp tránh sai sót trong hồ sơ, ngăn việc bị từ chối visa, hoãn thủ tục hoặc mất cơ hội học tập, làm việc.

• Tăng độ tin cậy: Một bản dịch có công chứng chứng minh sự minh bạch, rõ ràng và chính xác của thông tin.

3. Các loại tài liệu thường cần dịch thuật công chứng

Không phải tài liệu nào cũng cần dịch thuật công chứng, nhưng trong thực tế, các loại giấy tờ sau thường được yêu cầu:

• Giấy tờ cá nhân: Giấy khai sinh, giấy chứng minh nhân dân, căn cước công dân, sổ hộ khẩu, giấy kết hôn, giấy ly hôn.

• Hồ sơ học tập: Bằng tốt nghiệp, học bạ, bảng điểm, chứng chỉ ngoại ngữ.

• Giấy tờ liên quan đến lao động: Hợp đồng lao động, giấy phép lao động, quyết định bổ nhiệm, sơ yếu lý lịch.

• Giấy tờ kinh doanh – pháp lý: Giấy đăng ký kinh doanh, điều lệ công ty, báo cáo tài chính, hợp đồng thương mại.

• Hồ sơ y tế: Giấy khám sức khỏe, hồ sơ bệnh án (khi đi chữa bệnh nước ngoài).

=> Nói cách khác, bất kỳ giấy tờ nào cần được sử dụng ở một quốc gia khác thường sẽ yêu cầu dịch thuật công chứng để hợp pháp hóa tính minh bạch.

4. Quy trình dịch thuật công chứng chuẩn

Để có một bản dịch thuật công chứng hợp pháp, quy trình thường diễn ra theo 4 bước cơ bản:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ gốc

Khách hàng cần cung cấp đầy đủ bản gốc hoặc bản sao y công chứng của giấy tờ cần dịch.
Ví dụ: Bằng đại học bản gốc, giấy khai sinh, hợp đồng lao động.

Bước 2: Dịch thuật tài liệu

Đội ngũ biên dịch viên sẽ tiến hành dịch sang ngôn ngữ yêu cầu. Quá trình này đòi hỏi độ chính xác cao, đúng chuyên ngành, ngữ pháp và thuật ngữ chuẩn xác.

Bước 3: Kiểm tra và đối chiếu

Sau khi dịch xong, bản dịch được kiểm tra, so sánh với bản gốc để đảm bảo không sai sót.

Bước 4: Công chứng bản dịch

• Bản dịch sẽ được mang đến phòng công chứng hoặc văn phòng công chứng.

• Công chứng viên sẽ chứng thực chữ ký của người dịch và xác nhận bản dịch đúng với bản gốc.

Kết quả: Bản dịch kèm dấu đỏ của công chứng viên, có giá trị pháp lý.

5. Những điều cần lưu ý khi dịch thuật công chứng

Để tránh rủi ro và tiết kiệm thời gian, bạn nên lưu ý:

1. Chuẩn bị bản gốc rõ ràng, đầy đủ: Giấy tờ mờ, rách hoặc thiếu thông tin có thể bị từ chối công chứng.

2. Xác định đúng loại công chứng: Một số tài liệu yêu cầu công chứng nhà nước, số khác có thể dùng công chứng tư nhân.

3. Chọn đơn vị dịch thuật uy tín: Tránh trường hợp dịch sai thuật ngữ, gây ảnh hưởng đến hồ sơ.

4. Thời gian xử lý: Thông thường từ 1 – 3 ngày làm việc. Tuy nhiên có dịch vụ nhanh trong 24h.

5. Chi phí dịch thuật công chứng: Thay đổi tùy ngôn ngữ, độ dài tài liệu, và tính khẩn cấp.

6. Ưu và nhược điểm của dịch thuật công chứng

Ưu điểm:

• Được pháp luật công nhận.

• Đảm bảo tính chính xác cao.

• Tạo uy tín cho hồ sơ, giấy tờ.

Nhược điểm:

• Quy trình có thể mất nhiều thời gian nếu tài liệu phức tạp.

• Một số loại giấy tờ yêu cầu dịch bởi cộng tác viên được Sở Tư pháp cấp phép, nên không thể tự dịch.

• Chi phí cao hơn so với dịch thường.

7. Khi nào nên sử dụng dịch vụ dịch thuật công chứng?

Bạn cần dịch thuật công chứng trong các trường hợp:

• Xin visa đi du học, du lịch, công tác hoặc thăm thân.

• Làm thủ tục kết hôn có yếu tố nước ngoài.

• Thành lập công ty liên doanh, ký kết hợp đồng thương mại với đối tác nước ngoài.

• Xin giấy phép lao động, thẻ tạm trú cho người nước ngoài.

• Đi chữa bệnh hoặc khám sức khỏe tại nước ngoài.

Nói cách khác, bất kỳ lúc nào bạn cần sử dụng giấy tờ tại cơ quan, tổ chức nước ngoài thì dịch thuật công chứng gần như là bắt buộc.

8. Nên chọn dịch vụ dịch thuật công chứng ở đâu?

Hiện nay có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ dịch thuật công chứng. Tuy nhiên, để đảm bảo chất lượng, bạn nên chọn những đơn vị:

• Có đội ngũ biên dịch viên chuyên nghiệp, am hiểu nhiều lĩnh vực.

• Có khả năng dịch đa ngôn ngữ: Anh, Nhật, Hàn, Đức, Trung, Pháp…

• Thời gian xử lý nhanh, cam kết đúng hạn.

• Báo giá rõ ràng, không phát sinh chi phí.

• Hỗ trợ khách hàng từ khâu chuẩn bị hồ sơ đến khi hoàn tất công chứng.

=> Nếu bạn đang tìm kiếm dịch vụ dịch thuật công chứng uy tín, chuyên nghiệp, hãy liên hệ ngay với Dich Thuật – Visa Khánh An. Chúng tôi cung cấp dịch vụ trọn gói, nhanh chóng, chính xác và được nhiều khách hàng tin tưởng lựa chọn.

9. Kết luận

Dịch thuật công chứng không chỉ là việc dịch đơn thuần mà còn là thủ tục pháp lý quan trọng để hồ sơ, giấy tờ của bạn được công nhận và sử dụng hợp pháp trong nước cũng như quốc tế. Việc hiểu rõ quy trình, chuẩn bị đầy đủ tài liệu và chọn đơn vị dịch vụ uy tín sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh rủi ro.

=> Đừng để sai sót nhỏ trong dịch thuật làm ảnh hưởng đến tương lai học tập, làm việc hay hợp tác kinh doanh của bạn. Hãy để chúng tôi đồng hành cùng bạn với dịch vụ dịch thuật công chứng nhanh – chuẩn – uy tín.

CÔNG TY TNHH DỊCH THUẬT – VISA KHÁNH AN 📌: 1/9 Mậu Thân, P .Ninh Kiều, TP Cần Thơ   📞 : 02923 734 995 📧  : dichthuatkhanhan@gmail.com 🌐 : dichthuatkhanhan.com Zalo : 0842 224 254  Facebook: Dịch thuật – Visa Khánh An