Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh, bằng cấp, hộ chiếu chi tiết từ A–Z

1. Hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Phân biệt với chứng nhận lãnh sự

Hợp pháp hóa lãnh sự (legalization / consular legalization) là thủ tục mà cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận chữ ký, con dấu, chức danh trên giấy tờ, tài liệu do nước ngoài cấp, để tài liệu đó được công nhận và sử dụng hợp pháp tại Việt Nam.

Ngược lại, chứng nhận lãnh sự là việc chứng nhận chữ ký, con dấu, chức danh trên giấy tờ do Việt Nam cấp, để giấy tờ đó được sử dụng ở nước ngoài.

Một điểm cần nhớ: quy trình hợp pháp hóa lãnh sự / chứng nhận lãnh sự chỉ xác thực chữ ký, con dấu, chức danh, chứ không xác nhận nội dung của tài liệu.

Việt Nam hiện chưa tham gia Công ước La Hay (Apostille) — tức tài liệu quốc tế vẫn phải thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự theo hướng truyền thống.

2. Những giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự: giấy khai sinh, bằng cấp, hộ chiếu, v.v.

Khi bạn muốn sử dụng giấy tờ nước ngoài tại Việt Nam (ví dụ giấy khai sinh nước ngoài, bằng cấp ngoại quốc, hộ chiếu cấp ở nước ngoài) thì những loại giấy tờ này rất thường phải thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự.

Cụ thể:

• Giấy khai sinh, giấy xác nhận hôn nhân, giấy gia đình do cơ quan nước ngoài cấp và muốn dùng tại Việt Nam

• Bằng cấp, chứng chỉ, bảng điểm học tập do tổ chức nước ngoài cấp

• Hộ chiếu, giấy tờ tùy thân nước ngoài khi muốn công nhận tại Việt Nam

• Ngoài ra, giấy tờ như lý lịch tư pháp, giấy khám sức khỏe, tài liệu y tế, hợp đồng do nước ngoài cấp nếu sử dụng tại Việt Nam cũng thường cần hợp pháp hóa lãnh sự

Tuy nhiên, có những giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự nếu được quy định trong điều ước quốc tế giữa Việt Nam và quốc gia đó, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.

3. Cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam và nước ngoài

3.1 Trong nước:

• Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao (Hà Nội) là cơ quan trung ương thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự.

• Sở Ngoại vụ TP. HCM là cơ quan thực hiện tại thành phố Hồ Chí Minh được ủy quyền.

• Ngoại vụ các tỉnh / thành phố trực thuộc trung ương được Bộ Ngoại giao ủy quyền tiếp nhận hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự / chứng nhận lãnh sự.

3.2 Ở nước ngoài:

• Cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan lãnh sự được ủy quyền của Việt Nam tại nước ngoài có thẩm quyền thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự / chứng nhận lãnh sự.

• Trong nhiều trường hợp, giấy tờ do nước ngoài cấp trước khi gửi về Việt Nam phải được chứng nhận ở cơ quan ngoại giao/ lãnh sự của nước cấp để xác thực chữ ký, con dấu tại quốc gia sở tại.

4. Hồ sơ cần chuẩn bị

4.1 Hồ sơ chung cho hợp pháp hóa lãnh sự / chứng nhận lãnh sự

Theo quy định tại cổng thông tin Lãnh sự và hướng dẫn của Bộ Ngoại giao:

• Tờ khai hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự theo mẫu LS/HPH-2012/TK (có thể khai trực tuyến sau đó in ra)

• Giấy tờ tùy thân của người đề nghị: bản chính khi nộp trực tiếp, hoặc bản sao khi nộp qua bưu điện (chứng minh nhân dân, hộ chiếu, hoặc giấy thay thế)

• Giấy tờ, tài liệu cần hợp pháp hóa / chứng nhận (ví dụ giấy khai sinh, bằng cấp, hộ chiếu)

• Bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị hợp pháp hóa / chứng nhận lãnh sự để lưu lại tại cơ quan tiếp nhận

• Nếu tài liệu không được lập bằng tiếng Việt / tiếng Anh hoặc ngôn ngữ cán bộ tiếp nhận hiểu, phải kèm bản dịch hợp pháp (có công chứng / chứng thực)

• Nếu nộp qua bưu điện: phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận kết quả

4.2 Đối với giấy khai sinh, bằng cấp, hộ chiếu

• Giấy khai sinh / hộ chiếu do nước ngoài cấp trước khi gửi về Việt Nam cần được chứng nhận / công chứng tại nước cấp và sau đó hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam.

• Bằng cấp / chứng chỉ: nếu bằng cấp đã có xác nhận của cơ quan ngoại giao nước cấp hoặc đã thực hiện chứng nhận lãnh sự ở quốc gia đó, khi đưa về Việt Nam, bạn tiếp tục làm hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam.

• Hộ chiếu nước ngoài nếu muốn dùng tại Việt Nam: tương tự phải chứng nhận, hợp pháp hóa con dấu, chữ ký.

5. Quy trình, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự chi tiết

5.1 Trường hợp hợp pháp hóa giấy tờ nước ngoài để sử dụng tại Việt Nam

1. Chứng thực / công chứng tại nước cấp
   Trước hết, tài liệu do nước ngoài cấp phải được công chứng / chứng thực bởi cơ quan có thẩm quyền nước đó (notary, cơ quan tư pháp, ngoại giao nước cấp).

2. Chứng nhận lãnh sự tại quốc gia cấp hoặc cơ quan đại diện Việt Nam tại nước đó
   Tài liệu đã được công chứng mang đi chứng nhận lãnh sự tại đại sứ quán / lãnh sự quán Việt Nam hoặc cơ quan lãnh sự có thẩm quyền. VNộp hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam
   Chuẩn bị hồ sơ theo phần “Hồ sơ cần chuẩn bị”, nộp tại Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao, hoặc Sở Ngoại vụ TP. HCM, hoặc ngoại vụ địa phương được ủy quyền.

3. Cơ quan xét duyệt & dán tem hợp pháp hóa lãnh sự

   • Cơ quan sẽ kiểm tra chữ ký, con dấu, chức danh.

   • Nếu cần xác minh chữ ký/con dấu nước ngoài chưa được thông báo, sẽ yêu cầu xác minh.

   • Nếu hồ sơ hợp lệ, tem hợp pháp hóa lãnh sự được dán vào giấy tờ.

   • Cấp kết quả.

5.2 Trường hợp chứng nhận lãnh sự giấy tờ Việt Nam để sử dụng ở nước ngoài

1. Chứng nhận lãnh sự tại Việt Nam
   Nộp hồ sơ tại Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ hoặc cơ quan ngoại vụ địa phương để chứng nhận chữ ký, con dấu, chức danh trên giấy tờ Việt Nam.

2. (Nếu quốc gia đích yêu cầu) hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan đại diện nước đích
   Sau khi được chứng nhận tại Việt Nam, nếu quốc gia sử dụng giấy tờ yêu cầu hợp pháp hóa, bạn tiếp tục thủ tục tại cơ quan đại diện ngoại giao của nước đó.

6. Thời gian, chi phí và lưu ý quan trọng

6.1 Thời gian xử lý

• Hồ sơ đơn giản thường được giải quyết trong 1 ngày làm việc nếu đầy đủ và hợp lệ.

• Với hồ sơ nhiều (≥ 10 giấy tờ) thì thời gian tối đa không vượt quá 5 ngày làm việc.

• Nếu cần xác minh chữ ký/con dấu nước ngoài, thời gian có thể kéo dài hơn tùy mức độ xác minh.

6.2 Chi phí

• Phí hợp pháp hóa lãnh sự / chứng nhận lãnh sự tại Việt Nam: 30.000 đồng / bản / lần

• Phí cấp bản sao giấy tờ: 5.000 đồng / bản

• Phí hợp pháp hóa tại nước ngoài (nếu sử dụng giấy tờ Việt Nam ở nước ngoài) tùy quốc gia — ví dụ Đại sứ quán Đức đặt phí ~30 Euro/giấy tờ.

• Chi phí dịch thuật + công chứng nếu cần — thay đổi tùy ngôn ngữ và độ khó của tài liệu.

6.3 Lưu ý quan trọng

• Chữ ký, con dấu, chức danh phải là chữ ký / con dấu gốc, đúng thẩm quyền.

• Giấy tờ đã bị sửa chữa, tẩy xóa nếu không đính chính theo quy định sẽ bị từ chối hợp pháp hóa lãnh sự.

• Hồ sơ phải đúng, rõ ràng, không mâu thuẫn thông tin giữa các giấy tờ.

• Kiểm tra xem giấy tờ bạn muốn hợp pháp hóa có được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế hay nguyên tắc có đi có lại hay không.

• Nếu nộp qua bưu điện, nhớ ghi phong bì rõ địa chỉ người nhận.

• Đối với giấy tờ nước ngoài, phải trải qua bước chứng nhận/con dấu của nước cấp trước khi hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam.

CÔNG TY TNHH DỊCH THUẬT – VISA KHÁNH AN 📌: 1/9 Mậu Thân, P .Ninh Kiều, TP Cần Thơ   📞 : 02923 734 995 📧  : dichthuatkhanhan@gmail.com 🌐 : dichthuatkhanhan.com Zalo : 0842 224 254  Facebook: Dịch thuật – Visa Khánh An