Gia hạn hộ chiếu hết hạn 2025 – Hồ sơ, quy trình, lệ phí chi tiết

Hộ chiếu hết hạn là tình huống phổ biến khiến nhiều công dân Việt Nam gặp khó khăn trong việc xuất nhập cảnh. Theo Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam 2019 (sửa đổi, bổ sung năm 2023), hộ chiếu phổ thông không được gia hạn mà phải thực hiện thủ tục cấp lại khi hết hạn sử dụng (thường 10 năm đối với người từ 14 tuổi trở lên, 5 năm đối với trẻ em dưới 14 tuổi). Thủ tục này được thực hiện tại Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh (QLXNC) Công an cấp tỉnh hoặc Cục Quản lý xuất nhập cảnh – Bộ Công an, với thời gian xử lý nhanh chóng (5-8 ngày làm việc). Năm 2025, quy trình hỗ trợ nộp online qua Cổng Dịch vụ công Bộ Công an, kèm ưu đãi giảm 10% lệ phí cho hồ sơ trực tuyến đến hết 31/12/2025 theo Thông tư 63/2023/TT-BTC. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết, đảm bảo tuân thủ pháp luật hiện hành.

1. Hồ sơ cần chuẩn bị để cấp lại hộ chiếu hết hạn

Theo Điều 15 Luật Xuất nhập cảnh 2019, hồ sơ cấp lại hộ chiếu hết hạn bao gồm các giấy tờ sau (áp dụng cho công dân từ 14 tuổi trở lên; trẻ em dưới 14 tuổi cần thêm sự đồng ý của cha/mẹ hoặc người đại diện):

1. Tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu (mẫu TK01): Tải tại Cổng Dịch vụ công Bộ Công an hoặc điền trực tiếp khi nộp hồ sơ. Chọn lý do “Cấp lại hộ chiếu do hộ chiếu cũ hết hạn”.
2. Ảnh chân dung: 2 ảnh (kích thước 4×6 cm, nền trắng, chụp không quá 6 tháng, đầu để trần, mặc trang phục lịch sự). Nếu nộp online, scan và tải lên hệ thống.
3. Hộ chiếu cũ hết hạn: Nộp bản gốc (không cần nếu bị mất, nhưng phải giải trình lý do).
4. Giấy tờ chứng minh nhân thân:
   • Căn cước công dân (CCCD) hoặc Chứng minh nhân dân (CMND) còn giá trị sử dụng (bản gốc để đối chiếu, bản sao nếu nộp online).
   • Đối với trẻ em: Giấy khai sinh (bản sao công chứng) và CCCD/CMND của cha/mẹ.
5. Giấy tờ khác (nếu áp dụng):
   • Người mất năng lực hành vi dân sự hoặc dưới 14 tuổi: Bản sao giấy tờ chứng minh người đại diện hợp pháp (quyết định của tòa án hoặc UBND cấp xã).
   • Nếu thay đổi thông tin (họ tên, ngày sinh): Giấy tờ chứng minh như giấy khai sinh mới, quyết định thay đổi hộ tịch.

Lưu ý: Hồ sơ phải đầy đủ để tránh bổ sung, theo Thông tư 44/2023/TT-BTC. Nếu nộp online, scan tất cả giấy tờ (dung lượng dưới 5MB/tệp) và sử dụng tài khoản Cổng Dịch vụ công Quốc gia.

2. Quy trình cấp lại hộ chiếu hết hạn năm 2025

Thủ tục có thể thực hiện trực tiếp hoặc online (ưu tiên online để giảm thời gian di chuyển và lệ phí). Quy trình dựa trên hướng dẫn của Cục Quản lý xuất nhập cảnh – Bộ Công an (cập nhật 2025).

2.1. Quy trình nộp online (Khuyến khích)

• Bước 1: Truy cập Cổng Dịch vụ công Bộ Công an hoặc Cổng Thông tin điện tử về Xuất nhập cảnh Việt Nam. Đăng nhập bằng tài khoản VNeID hoặc CCCD gắn chip.
• Bước 2: Chọn dịch vụ “Cấp hộ chiếu phổ thông” > “Cấp lại hộ chiếu do hết hạn”. Điền thông tin cá nhân, tải lên hồ sơ scan (ảnh, CCCD, hộ chiếu cũ).
• Bước 3: Chọn cơ quan tiếp nhận (QLXNC Công an tỉnh/thành phố nơi thuận lợi, ví dụ: TP.HCM, Hà Nội) và hình thức nhận kết quả (trực tiếp hoặc bưu chính).
• Bước 4: Nhận mã số tờ khai qua email/SMS. In mã này và mang hồ sơ gốc đến cơ quan đã chọn để xác thực (trong vòng 7 ngày).
• Bước 5: Nộp lệ phí trực tuyến (qua ngân hàng, ví điện tử) sau khi hệ thống xác nhận hồ sơ hợp lệ.
• Bước 6: Nhận kết quả: Theo giấy hẹn (qua bưu điện hoặc trực tiếp). Hộ chiếu mới có thời hạn 10 năm (hoặc 5 năm nếu dưới 14 tuổi).

2.2. Quy trình nộp trực tiếp

• Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ.
• Bước 2: Nộp tại QLXNC Công an cấp tỉnh (nơi cư trú hoặc thuận lợi) hoặc Cục QLXNC Bộ Công an (44-46 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội).
• Bước 3: Cán bộ kiểm tra hồ sơ, thu thập sinh trắc học (vân tay, ảnh) nếu cần.
• Bước 4: Nộp lệ phí và nhận giấy hẹn.
• Bước 5: Quay lại nhận hộ chiếu theo lịch (mang biên nhận và CCCD)

3. Thời gian xử lý ( từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ và nộp phí)

• Tại QLXNC Công an cấp tỉnh: Không quá 8 ngày làm việc.
• Tại Cục QLXNC Bộ Công an: Không quá 5 ngày làm việc.
• Trường hợp rút gọn (khẩn cấp): 3 ngày làm việc nếu chứng minh được nhu cầu cấp bách (ví dụ: công tác đột xuất).

4. Địa điểm nộp hồ sơ chính (2025):

• TP.HCM: Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an TP.HCM (196 Nguyễn Thị Minh Khai, Q.3).
• Hà Nội: Cục QLXNC Bộ Công an (44-46 Trần Phú, Ba Đình).
• Các tỉnh khác: Tra cứu tại xnc.gov.vn.

Lưu ý pháp lý quan trọng khi cấp lại hộ chiếu

• Không sử dụng hộ chiếu hết hạn: Vi phạm Điều 33 Luật Xuất nhập cảnh 2019, có thể bị từ chối nhập cảnh nước ngoài hoặc phạt hành chính 3-5 triệu VNĐ theo Nghị định 144/2021/NĐ-CP.
• Thời điểm thực hiện: Nên cấp lại ít nhất 3-6 tháng trước khi hết hạn để tránh rủi ro (một số quốc gia yêu cầu hộ chiếu còn hạn tối thiểu 6 tháng).
• Trường hợp đặc biệt:
  • Ở nước ngoài: Nộp tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam (thời gian 5 ngày, phí khoảng 70-150 USD tùy quốc gia).
  • Hộ chiếu công vụ/ngoại giao: Chỉ gia hạn nếu còn hạn dưới 1 năm, thời gian 2-5 ngày.
• Hỗ trợ: Nếu cần dịch thuật hồ sơ (ví dụ: giấy tờ nước ngoài), liên hệ dịch vụ công chứng uy tín như Dịch thuật Visa Khánh An để đảm bảo hợp pháp hóa lãnh sự theo Nghị định 111/2011/NĐ-CP.
• Cập nhật mới 2025: Ưu tiên hộ chiếu gắn chip điện tử; kiểm tra tình trạng hồ sơ qua ứng dụng VNeID.

Nếu bạn đang chuẩn bị hồ sơ visa hoặc du học sau khi cấp lại hộ chiếu, hãy liên hệ ngay để được tư vấn miễn phí. Thủ tục đơn giản nhưng cần chính xác để tránh chậm trễ!