Các giấy tờ, tài liệu nào được miễn chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam?

Trong quá trình sử dụng giấy tờ, tài liệu của nước ngoài tại Việt Nam, thông thường người dân và doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự để giấy tờ đó được công nhận về mặt pháp lý. Tuy nhiên, pháp luật Việt Nam có quy định một số trường hợp được miễn thực hiện thủ tục này.

Việc miễn chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và đơn giản hóa thủ tục hành chính. Vậy cụ thể những loại giấy tờ nào được miễn? Cùng tìm hiểu chi tiết dưới đây.

🔸Mục lục

I. Căn cứ pháp lý
II. Những loại giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự
III. Kết luận

I. Căn cứ pháp lý

Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 05/12/2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự;
Các điều ước quốc tế song phương hoặc đa phương mà Việt Nam là thành viên hoặc đã ký kết;
Công văn hướng dẫn của Bộ Ngoại giao, Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ.

II. Những loại giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự

1. Giấy tờ, tài liệu được miễn theo điều ước quốc tế

Trường hợp Việt Nam và quốc gia liên quan đã ký hiệp định song phương hoặc đa phương có nội dung miễn hợp pháp hóa lãnh sự đối với một số loại giấy tờ, thì các tài liệu đó sẽ được miễn thủ tục hợp pháp hóa.

Ví dụ:

Hiệp định giữa Việt Nam và Pháp, Nga, Lào, Campuchia, Cuba, Ba Lan… có điều khoản quy định miễn hợp pháp hóa lãnh sự cho giấy tờ công được cấp bởi cơ quan nhà nước của hai bên;
Các hiệp định về tư pháp và pháp lý trong lĩnh vực dân sự, hôn nhân gia đình, hộ tịch, có quy định về công nhận lẫn nhau giấy tờ hành chính;

Lưu ý: Người dân cần cung cấp bản gốc hoặc bản sao có chứng thực và trích dẫn rõ tên hiệp định áp dụng (nếu cần).

2. Giấy tờ, tài liệu được miễn trên cơ sở nguyên tắc “có đi có lại”

Đây là trường hợp không có hiệp định chính thức nhưng hai nước có thỏa thuận ngầm hoặc thực tế áp dụng miễn tương hỗ, thường dựa trên mối quan hệ ngoại giao tốt.

Ví dụ:

Một số giấy tờ của các cơ quan ngoại giao hoặc tổ chức quốc tế có thể được miễn chứng nhận, nếu Việt Nam đã từng được nước đó miễn tương tự.

Lưu ý: Việc áp dụng theo nguyên tắc “có đi có lại” cần được xác nhận bởi Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao Việt Nam, hoặc Sở Ngoại vụ địa phương.

3. Giấy tờ, tài liệu không nhằm mục đích sử dụng tại cơ quan nhà nước Việt Nam

Theo quy định tại khoản 2 Điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, nếu giấy tờ nước ngoài không được sử dụng trong các thủ tục hành chính, xét duyệt hoặc giao dịch với cơ quan nhà nước Việt Nam thì không cần hợp pháp hóa lãnh sự.

Ví dụ:

Bằng khen, thư mời, thư tay, thư giới thiệu không dùng để làm hồ sơ xin visa, làm việc hay học tập;
Các giấy tờ cá nhân để lưu niệm, tặng phẩm, giao lưu văn hóa, không có giá trị pháp lý.

4. Một số giấy tờ đặc thù khác

Tài liệu, giấy tờ do cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài cấp: như giấy khai sinh, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân do Đại sứ quán Việt Nam cấp tại nước ngoài – đã mang giá trị pháp lý tại Việt Nam, nên không cần hợp pháp hóa thêm.
Giấy tờ song ngữ hoặc có bản dịch kèm theo do cơ quan có thẩm quyền chứng thực.

III. Kết luận

Không phải tất cả giấy tờ nước ngoài đều bắt buộc phải hợp pháp hóa lãnh sự để sử dụng tại Việt Nam. Việc miễn hợp pháp hóa được áp dụng trong những trường hợp cụ thể nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công dân và doanh nghiệp, đồng thời phù hợp với các cam kết quốc tế của Việt Nam.

Để biết chính xác giấy tờ của bạn có thuộc diện được miễn hay không, bạn nên:

Kiểm tra thông tin về điều ước quốc tế giữa Việt Nam và nước ban hành giấy tờ;
Tham khảo ý kiến từ Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao, hoặc Sở Ngoại vụ tỉnh/thành phố nơi bạn dự định nộp hồ sơ;
Hoặc liên hệ với đơn vị tư vấn pháp lý chuyên nghiệp để được hỗ trợ nhanh chóng và chính xác.