Thủ tục gia hạn Giấy phép lao động để làm việc tại Việt Nam 2025

Gia hạn Giấy phép lao động (Work Permit) cho người lao động nước ngoài tại Việt Nam, theo Nghị định 152/2020/NĐ‑CP (sửa đổi bởi NĐ 70/2023). Theo Điều 16 Nghị định 152/2020/NĐ-CP quy định về điều kiện được gia hạn giấy phép lao động đối với lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam như sau:

🔸Mục lục

1. Điều kiện gia hạn giấy phép lao động
2. Hồ sơ cần chuẩn bị
3. Trình tự thực hiện
Sử dụng giấy phép lao động hết hạn bị xử lý như thế nào?

1. Điều kiện gia hạn giấy phép lao động

Người lao động nước ngoài và doanh nghiệp phải đáp ứng:

Giấy phép lao động hiện còn hiệu lực, trong khoảng từ 5 đến 45 ngày trước ngày hết hạn;
Doanh nghiệp vẫn có văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài còn hiệu lực, được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài quy định tại Điều 4 hoặc 5 Nghị định 152/2020/NĐ‑CP;
Người lao động tiếp tục làm việc theo đúng vị trí, chức danh, nội dung công việc ghi trên giấy phép; phải có giấy tờ chứng minh (hợp đồng mới, quyết định gia hạn, bổ nhiệm…).

2. Hồ sơ cần chuẩn bị

Văn bản đề nghị gia hạn giấy phép lao động theo Mẫu 11/PLI (doanh nghiệp lập);
02 ảnh màu (4×6 cm, phông trắng, không đeo kính, chụp trong 6 tháng);
Giấy phép lao động đã được cấp còn thời hạn;
Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài (nếu thuộc diện cần xác định nhu cầu);
Bản sao hộ chiếu và visa hợp lệ;
Giấy khám sức khỏe còn hiệu lực ≤ 12 tháng;
Tài liệu chứng minh người lao động tiếp tục làm đúng nội dung giấy phép đã cấp (hợp đồng tiếp theo, quyết định bổ nhiệm…).

Lưu ý: Các tài liệu cấp tại nước ngoài phải hợp pháp hóa lãnh sự và dịch sang tiếng Việt, trừ trường hợp miễn theo điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi có lại hoặc theo quy định của pháp luật

3. Trình tự thực hiện

Bước 1: Nộp hồ sơ gia hạn

Doanh nghiệp nộp hồ sơ đến Bộ Lao động – Thương binh & Xã hội ( nay là Bộ Nội Vụ) hoặc Sở Lao động – TBXH ( nay là Sở Nội Vụ) tại tỉnh nơi người lao động làm việc;

Thời hạn nộp: từ 5 đến 45 ngày trước ngày Giấy phép lao động hiện tại hết hạn.

Cách thức nộp: trực tiếp, qua đường bưu điện công ích hoặc cổng dịch vụ công trực tuyến ( tuỳ địa phương)

Bước 2: Cơ quan xử lý hồ sơ

Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ gia hạn giấy phép lao động mới hoặc phản hồi bằng văn bản nêu rõ lý do từ chối.

Nếu đã làm việc theo hợp đồng lao động, doanh nghiệp và người lao động phải ký hợp đồng mới trước ngày làm việc tiếp theo; hợp đồng này phải được gửi bản sao/chứng thực tới cơ quan đã gia hạn

Theo Điều 19 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, giấy phép lao động được gia hạn một lần duy nhất với thời hạn tối đa là 2 năm, dựa theo một trong các trường hợp quy định tại Điều 10 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, như

Thời hạn của giấy phép lao động được cấp theo thời hạn của một trong các trường hợp sau đây nhưng không quá 02 năm:

Thời hạn của hợp đồng lao động dự kiến sẽ ký kết.
Thời hạn của bên nước ngoài cử người lao động nước ngoài sang làm việc tại Việt Nam.
Thời hạn hợp đồng hoặc thỏa thuận ký kết giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài.
Thời hạn hợp đồng hoặc thỏa thuận cung cấp dịch vụ ký kết giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài.
Thời hạn nêu trong văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động nước ngoài vào Việt Nam để đàm phán cung cấp dịch vụ.
Thời hạn đã được xác định trong giấy phép hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
Thời hạn trong văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động nước ngoài vào Việt Nam để thành lập hiện diện thương mại của nhà cung cấp dịch vụ đó.
Thời hạn trong văn bản chứng minh người lao động nước ngoài được tham gia vào hoạt động của một doanh nghiệp nước ngoài đã thành lập hiện diện thương mại tại Việt Nam.
Thời hạn trong văn bản chấp thuận sử dụng người lao động nước ngoài trừ trường hợp không phải thực hiện báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 4 Nghị định này.

Sử dụng giấy phép lao động hết hạn bị xử lý như thế nào?

Theo điểm b khoản 3, khoản 4 và khoản 5 Điều 32 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định về xử lý những vi phạm quy định về người nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Theo đó, trường hợp sử dụng giấy phép lao động đã hết hiệu lực, người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam và người sử dụng lao động bị xử phạt vi phạm hành chính như sau:

– Đối với người lao động nước ngoài:

Hình phạt chính: Phạt tiền từ 15 – 25 triệu đồng nếu tiếp tục làm việc khi giấy phép đã hết hiệu lực;

Hình phạt Bổ sung: có thể bị trục xuất ngay khỏi Việt Nam

– Đối với người sử dụng lao động:

Đối với vi phạm từ 01 người đến 10 người: Phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 45.000.000 đồng;
Đối với vi phạm từ 11 người đến 20 người: Phạt tiền từ 45.000.000 đồng đến 60.000.000 đồng;
Đối với vi phạm từ 21 người trở lên: Phạt tiền từ 60.000.000 đồng đến 75.000.000 đồng đối với vi phạm từ 21 người trở lên.

Lưu ý: Mức phạt tiền đối với hành vi vi phạm nêu trên là mức phạt áp dụng đối với cá nhân. Mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân theo quy định tại khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

Kết luận: Hành vi sử dụng lao động nước ngoài khi giấy phép lao động đã hết hạn có thể dẫn tới phạt nặng cả về tiền và biện pháp bổ sung. Để tránh rủi ro, cả người lao động và doanh nghiệp nên theo dõi thời hạn giấy phép, thực hiện gia hạn đúng thời điểm trước khi hết hạn