Hướng dẫn thủ tục xin giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam [Cập nhật 2025]

Xin giấy phép lao động cho người nước ngoài là một trong những thủ tục pháp lý bắt buộc nếu doanh nghiệp tại Việt Nam muốn sử dụng lao động quốc tịch nước ngoài làm việc hợp pháp. Trong bối cảnh hội nhập kinh tế sâu rộng và làn sóng đầu tư nước ngoài không ngừng tăng, nhu cầu tuyển dụng chuyên gia, kỹ thuật viên quốc tế tại Việt Nam ngày càng cao.

Bài viết dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp và người lao động hiểu rõ về điều kiện, hồ sơ, trình tự thủ tục xin giấy phép lao động cho người nước ngoài theo quy định pháp luật mới nhất.

1. Giấy phép lao động cho người nước ngoài là gì?

Giấy phép lao động (Work Permit) là văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp, cho phép người nước ngoài làm việc hợp pháp tại Việt Nam trong một thời gian nhất định.

Thông thường, thời hạn của giấy phép lao động tối đa là 02 năm và có thể được gia hạn theo quy định pháp luật. Việc không có giấy phép hoặc sử dụng lao động nước ngoài không phép có thể dẫn đến xử phạt hành chính hoặc trục xuất.

Cơ quan cấp giấy phép:

• Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội (qua Cục Việc làm);

• Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi người nước ngoài làm việc.

2. Những đối tượng bắt buộc phải xin giấy phép lao động

Theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP, người nước ngoài làm việc tại Việt Nam trong các hình thức sau đây phải xin giấy phép lao động:

• Người làm việc theo hợp đồng lao động với doanh nghiệp Việt Nam;

• Người di chuyển nội bộ doanh nghiệp (từ công ty mẹ ở nước ngoài sang công ty con tại Việt Nam);

• Người làm việc theo hợp đồng cung cấp dịch vụ giữa tổ chức nước ngoài và tổ chức Việt Nam;

• Người nước ngoài thành lập hiện diện thương mại tại Việt Nam (văn phòng đại diện, chi nhánh);

• Chuyên gia, giám đốc điều hành, nhà quản lý, lao động kỹ thuật;

• Tình nguyện viên nước ngoài;

• Người làm việc cho tổ chức phi chính phủ nước ngoài, tổ chức quốc tế được cấp phép tại Việt Nam.

Một số trường hợp được miễn giấy phép lao động nhưng vẫn cần xác nhận miễn giấy phép lao động, chẳng hạn như: nhà đầu tư, trưởng văn phòng đại diện, giáo viên giảng dạy tại các cơ sở giáo dục quốc tế, v.v.

3. Điều kiện để xin giấy phép lao động cho người nước ngoài

Để được cấp giấy phép lao động, người nước ngoài phải đáp ứng các điều kiện bắt buộc sau:

• Đủ 18 tuổi trở lên và có đầy đủ năng lực hành vi dân sự;

• Có trình độ chuyên môn, tay nghề hoặc kinh nghiệm thực tế phù hợp với vị trí việc làm;

• Có giấy tờ chứng minh không có tiền án, tiền sự, không bị truy cứu trách nhiệm hình sự tại Việt Nam và nước ngoài;

• Có giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế đủ điều kiện cấp, trong thời hạn 12 tháng;

• Có văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài (do Sở LĐ-TB&XH hoặc Bộ LĐ-TB&XH cấp) – trừ các trường hợp miễn xác nhận nhu cầu.

4. Hồ sơ xin giấy phép lao động cho người nước ngoài (cập nhật 2025)

Hồ sơ chuẩn để xin giấy phép lao động cho người nước ngoài gồm:

1. Văn bản đề nghị cấp giấy phép lao động (Mẫu 11/PLI theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP);

2. Giấy khám sức khỏe:

   • Nếu khám tại Việt Nam: giấy khám do bệnh viện đủ điều kiện cấp;

   • Nếu khám ở nước ngoài: phải hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng sang tiếng Việt;

3. Lý lịch tư pháp:

   • Nếu người lao động đang cư trú tại Việt Nam ≥ 6 tháng: nộp lý lịch tư pháp số 1 do Sở Tư pháp cấp;

   • Nếu đang cư trú ở nước ngoài: nộp lý lịch tư pháp do nước đó cấp, hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng;

4. Bản sao hộ chiếu có công chứng (toàn bộ các trang thông tin cá nhân và visa);

5. Tài liệu chứng minh trình độ chuyên môn:

   • Bằng cấp chuyên ngành liên quan;

   • Giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc ≥ 3 năm trong lĩnh vực chuyên môn;

   • Các tài liệu này phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật;

6. Ảnh màu 4×6 (2 ảnh, nền trắng, chụp trong 6 tháng gần nhất, không đeo kính);

7. Các tài liệu khác (nếu có): thư mời, hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm, điều lệ doanh nghiệp, giấy chứng nhận đầu tư, giấy phép kinh doanh.

5. Quy trình xin giấy phép lao động cho người nước ngoài

Quy trình gồm 2 bước chính:

Bước 1: Xin chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài

• Doanh nghiệp gửi hồ sơ đến Sở LĐ-TB&XH chậm nhất 30 ngày trước ngày dự kiến sử dụng lao động nước ngoài;

• Trong 10 ngày làm việc, Sở sẽ cấp văn bản chấp thuận hoặc từ chối.

Bước 2: Xin cấp giấy phép lao động

• Doanh nghiệp nộp đầy đủ hồ sơ xin cấp phép ít nhất 15 ngày trước ngày làm việc dự kiến;

• Trong vòng 5 – 10 ngày làm việc, cơ quan chức năng sẽ cấp giấy phép nếu hồ sơ hợp lệ.

6. Sau khi có giấy phép lao động: Những việc cần thực hiện

Sau khi nhận được giấy phép lao động hợp lệ, doanh nghiệp và người lao động cần hoàn tất các bước sau:

• Ký hợp đồng lao động chính thức (bằng tiếng Việt hoặc song ngữ);

• Đăng ký bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho người lao động;

• Xin thẻ tạm trú dựa trên giấy phép lao động (giúp người lao động cư trú hợp pháp dài hạn tại Việt Nam);

• Gia hạn hoặc cấp lại giấy phép lao động khi gần hết hạn.

7. Lưu ý khi xin giấy phép lao động cho người nước ngoài

• Hồ sơ cần được dịch công chứng sang tiếng Việt và hợp pháp hóa lãnh sự nếu được cấp ở nước ngoài;

• Mỗi vị trí làm việc, mỗi địa phương có thể yêu cầu bổ sung giấy tờ khác nhau, cần liên hệ trước với Sở LĐ-TB&XH để được hướng dẫn chi tiết;

• Nếu người lao động làm việc không phép, doanh nghiệp có thể bị phạt tới 150 triệu đồng, người lao động có thể bị trục xuất khỏi Việt Nam.

Kết luận

Xin giấy phép lao động cho người nước ngoài là một quy trình pháp lý cần thiết, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và đúng thủ tục. Trong thời kỳ hội nhập, việc sử dụng lao động nước ngoài không chỉ giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh mà còn tạo điều kiện trao đổi công nghệ và phát triển nhân lực chất lượng cao.

Nếu bạn đang cần hỗ trợ làm giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm chi phí, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn miễn phí, hỗ trợ trọn gói từ A–Z.

CÔNG TY TNHH DỊCH THUẬT – VISA KHÁNH AN 📌: Số 1 hẻm 9 Mậu Thân, P .Ninh Kiều, TP Cần Thơ   📞 : 02923 734 995 📧  : dichthuatkhanhan@gmail.com 🌐 : dichthuatkhanhan.com Zalo : 0842 224 254  Facebook: Dịch thuật – Visa Khánh An